A Importância do Planejamento

Por mais que existam correntes contrárias, o planejamento leva, sempre, vantagem sobre a improvisação, e que, portanto, nenhuma administração consegue ser eficaz sem planejar. Ninguém consegue administrar uma vida, uma família, uma empresa ou qualquer outra coisa sem um plano, sem um “norte”, sem saber onde quer chegar.

Trata-se de uma evolução, sair do primitivo estilo improvisado para o estilo proativo (o de construir o próprio destino).

Quando tratamos de empresas em especial, o orçamento, como expressão escrita e detalhada do interesse comum da empresa, é uma das mais completas ferramentas de coordenação e controle com que pode contar a administração competente.

O controle consiste na comparação entre o desempenho real de uma empresa e o seu desempenho planejado, para identificar desvios com tempo suficiente para a sua correção assegurando, dessa forma, o cumprimento da meta anteriormente definida.

O orçamento provê o mais detalhado e completo instrumento de controle até hoje disponível. Na verdade, em relação a toda a evolução das técnicas modernas de acompanhamento de receitas e custos, nada, ainda, se compara ao orçamento em termos de eficiência no exercício da função administrativa de controle.

O orçamento constitui um destacado instrumento de informação da situação financeira da empresa perante os seus parceiros externos, tais como acionistas, bancos, fornecedores, clientes, entidades públicas etc. Dando assim tranqüilidade a todos os stakeholders.

Apesar de todas as vantagens, uma série de problemas permeiam um plano e a área de planejamento de diversas organizações.

Um deles é a sobrecarga de trabalho. Uma das causas dessa grande carga de trabalho advém do fato de que, sendo um sistema articulado e cheio de interdependências, o orçamento é como um castelo de cartas que pode ruir por inteiro, a cada movimento que se faz: não se pode alterar um elemento sem que todos os demais da cadeia sofram ajustes correspondentes. Assim, qualquer erro ou má interpretação de um analista, de um supervisor ou de um gerente pode resultar em um re-trabalho total e de todos várias vezes.

Para agravar a situação, o orçamento não é, em geral, um sistema linear, mas um sistema de vaivém que lembra muito um jogo de tentativa e erro: geralmente, a Diretoria não pode visualizar, antecipadamente, os efeitos finais de uma decisão básica, como, por exemplo, a escolha dos volumes e da política de preços a serem utilizados para desenvolvimento do orçamento.

Dessa forma, é comum que, uma vez desenvolvido o orçamento preliminar, a Diretoria, por não se agradar dos resultados, decida alterar as bases originalmente utilizadas, acarretando o conhecido re-trabalho total: começa-se, praticamente, tudo de novo.

Outro problema destacado é o chamado “ciúme executivo”. Ou seja, a maioria dos executivos parece ter mais ciúmes do seu serviço do que de qualquer outra coisa.

A posse exclusiva da sua posição dentro da empresa parece ser uma condição essencial de segurança para ele – aquela é “sua” área, o “seu” departamento, o feudo exclusivo onde só ele manda e desmanda, faz e desfaz. Ali, ninguém mete o bedelho e ninguém sabe mais que ele.

Ora, sob um regime de controle orçamentário, esse sistema de administração fica comprometido, uma vez que as células organizacionais da empresa, sejam elas departamentos, áreas, seções ou o que forem, subordina-se ao interesse maior da organização. Isso limita a liberdade do gerente responsável, obrigando-o discutir previamente o orçamento e obrigando-o a explicar as razões de variações identificadas.

O sistema de controle orçamentário e de planejamento não é perfeito, pois é liderado e construído a partir de pessoas imperfeitas. As pessoas se tornam cada vez mais complexas e a vaidade cada vez mais arraigada no coração das empresas. E é ela, a vaidade que vai ditando as horas extras, as contingências nos planos, a falta de honestidade, o perfeccionismo e por fim a desorganização e um monte de executivos perdidos. Ou seja, apesar de todos os problemas, um plano fica completamente comprometido quando o jogo de interesses interno toma conta e o produto final, que seria uma estratégia bem definida para a empresa, fica jogada de lado.

Outro enorme problema é a falta de comunicação. Comunicação entre as partes que realizam o orçamento e da empresa para os funcionários. Nem sempre os objetivos e estratégias por trás de um plano são amplamente divulgadas. Muitas vezes apenas o alto escalão executivo e a área de planejamento têm em mãos o plano. Mas esquecem-se de que a empresa é mais e é maior que a sala de vidro que ocupam. E a falta de comunicação é a principal arma da vaidade. A informação é o ponto de partida para alguém que quer destaque na frente do gerente, do diretor e do presidente.

Mas a grande sacada e a solução está na constante evolução dos pensamentos e dos métodos que fizeram muitas teorias administrativas aprimorarem e que consequentemente melhoraram a gestão das empresas atuais. Assim, esperamos as cenas dos próximos capítulos.